Die Organisation des Rechnungswesens ist eine grundlegende Voraussetzung in der Gründungsphase eines Unternehmens. Jegliche nachträgliche Änderungen kosten Zeit und Geld.
Das Rechnungswesen kann entweder intern durch eigene Abteilungen geführt werden oder extern, beispielsweise bei einem Steuerberater. Bei der internen Führung des Rechnungswesens ist zu beachten, dass man zum einen die notwendige Software benötigt, die sehr hohe Kosten in der Anschaffung und Wartung verursachen kann, und zum anderen hoch qualifiziertes Personal. Nicht ausreichend qualifiziertes Personal kann im Nachhinein zu Problemen führen, die oft erst viel später, zum Beispiel im Rahmen von Betriebsprüfungen, erkannt werden. Dadurch können nicht nur Steuernachzahlungen, sondern auch Strafen entstehen.
Ein externes Rechnungswesen bedeutet, dass gut ausgebildetes Personal das Rechnungswesen führt und dass die monatlichen Kosten planbar sind. Dem Unternehmen werden entsprechende Buchhaltungsauswertungen zur Verfügung gestellt, wie zum Beispiel Saldenlisten, Offene Posten‑Listen oder Erfolgsrechnungen.
Welche Bereiche umfasst das Rechnungswesen nun überhaupt?
- Laufende Buchhaltung
- Personalverrechnung
- Bilanzierung und Steuererklärungen
- Reporting
Laufende Buchhaltung
Ob eine doppelte Buchführung gemacht werden muss, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab oder von der Höhe der Umsatzerlöse. Jedenfalls sollten in der laufenden Buchhaltung folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Erfassung der laufenden Geschäftsfälle
- Laufende Abstimmung der Konten, OP-Listen, usw.
- Erstellung Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung, etc.
- Mahnwesen
- Zahlungsverkehr
Personalverrechnung
- An- und Abmeldungen
- Laufende Lohn- und Gehaltsverrechnung inkl. Überstunden, Prämien, Reisekosten
- Berechnung der laufenden Lohnabgaben
- Elektronische Meldungen an Behörden
Bilanzierung und Steuererklärungen
- Jahresabschluss
- Steuererklärung und Steuerberechnung
- Berechnung Rückstellungen
- Anlagenbuchhaltung
- Ev. Anhang und Lagebericht
Reporting
- Planung (siehe unseren Artikel vom Juli „Erstplanung und Gründungsplanung“)
- Erstellung Budget
- Periodische Soll-/Ist-Vergleiche
Die Entscheidung über die interne oder externe Abwicklung des gesamten Rechnungswesens oder Teile davon sollte man vor allem dadurch abhängig machen, wie groß das Unternehmen ist oder werden soll. Bei einem sehr kleinen Betrieb mit niedrigen Umsätzen würden die Kosten für eine interne Buchhaltung und/oder Lohnverrechnung wohl nicht dafür stehen. Eine pauschale Empfehlung gibt es allerdings nicht, es muss immer eine Einzelfallbetrachtung erfolgen.
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