„Die Geschäftsführer haben dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein Internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.“ (§ 22 GmbHG). Doch was genau bedeutet nun überhaupt Internes Kontrollsystem (IKS)?
Das Interne Kontrollsystem umfasst alle organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen, mit denen
- das vorhandene Vermögen geschützt und gesichert wird,
- die genaue und zeitnahe Erstellung des Rechnungswesens gewährleistet wird und
- die interne Durchsetzung der Geschäftspolitik unterstützt wird.
Darüber hinaus unterstützt das IKS beim effizienten Gestalten der betrieblichen Abläufe und beim Risk Management zur Abwehr von Schäden.
Die wichtigsten Prinzipien sind das „Vier-Augen-Prinzip“ und das „Prinzip der Funktionstrennung“. Mittels „Vier-Augen-Prinzip“ soll sichergestellt werden, dass kein wesentlicher Geschäftsfall im Unternehmen ohne (Gegen-)Kontrolle erfolgt. Mit der Funktionstrennung versucht man die wesentlichen Unternehmensprozesse zu trennen. Beispielsweise sollte die Auftragsbearbeitung, die Buchhaltung und die Fakturierung durch unterschiedliche Personen durchgeführt werden.
Als Standard für Interne Kontrollsysteme hat sich seit Jahren das sogenannte COSO Modell etabliert, das laufend ergänzt und angepasst wird. Dieser Standard besteht aus den folgenden Elementen:
- Kontrollumfeld
- Risikobeurteilung
- Kontrollaktivitäten
- Information bzw. Kommunikation
- Überwachung
Je größer ein Unternehmen ist, umso wichtiger ist das IKS, da der Geschäftsführer sonst nur schwer den Überblick behalten kann. Das Interne Kontrollsystem sollte jedenfalls schriftlich in einem Handbuch festgehalten werden, um späteren Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder auch Finanzbeamte stand zu halten.
Es wird darauf hingewiesen, dass trotz sorgfältiger inhaltlicher Prüfung keine Haftung oder Gewährleistung für die auf dieser Website veröffentlichten Informationen übernommen werden kann. Diese sind lediglich allgemeiner Natur und können eine Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.