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Bei Dauerschuldverhältnissen (Miet-, Pacht-, Leasing- und Wartungsverträgen) gilt der Vertrag als Rechnung, sofern dieser alle für eine Rechnung notwendigen Angaben enthält, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Der Vertrag als Rechnung kann aber insofern problematisch werden, da jede Änderung im Leistungsverhältnis (z.B. Indexanpassung) die Ausstellung einer neuen ordnungsgemäßen Rechnung erfordert.

Daher empfiehlt sich die Ausstellung bzw. Anforderung einer Dauerrechnung. Der Vorteil einer solchen ist, dass nicht für jeden Abrechnungsintervall eine eigene Rechnung ausgestellt werden muss. Es bietet sich an, pro Kalenderjahr eine Dauerrechnung auszustellen bzw. zu fordern.

Zu beachten ist, dass die Dauerrechnung vor Leistungserbringung zu erstellen ist!

Die Dauerrechnung berechtigt den Empfänger der Leistung zum Vorsteuerabzug, wenn die einzelne Zahlung für eine bestimmte Abrechnungsperiode (z.B. Monat) geleistet wird. Der Vorsteuerabzug ist nur bei tatsächlicher Zahlung zulässig!

Der leistende Unternehmer führt entsprechend die Umsatzsteuer für die jeweilige Abrechnungsperiode an das Finanzamt ab.

Wichtig ist, dass nicht die gesamte Umsatzsteuerschuld für das ganze Jahr auf der Rechnung ausgewiesen wird, da ansonsten bereits mit Datum der Rechnungsausstellung die gesamte Umsatzsteuer geschuldet wird.

Eine Dauerrechnung muss, wie jede andere Rechnung, folgende Merkmale aufweisen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Empfängers der Leistung
  • Art und Umfang der Leistung
  • konkreter Leistungszeitraum
  • Entgelt und anzuwendenden Steuersatz (bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung)
  • Steuerbetrag
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • UID-Nummer des leistenden Unternehmers
  • bei Bruttobeträgen über EUR 10.000 auch die UID-Nummer des Empfängers, falls dieser ebenfalls Unternehmer ist

Der Leistungszeitraum muss spezifiziert sein! Vermerke wie „Die Rechnung gilt bis auf Widerruf“ sind nicht ausreichend. Die Dauerrechnung sollte daher eine Formulierung beinhalten, ähnlich wie: „Diese Rechnung hat nur solange Geltung, als sie nicht durch eine geänderte Rechnung ersetzt wird, wodurch die bisherige Rechnung ihre Gültigkeit verliert. Sie verliert weiters ihre Gültigkeit, wenn das Bestandverhältnis endet.“

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